Mesures pour réussir une externalisation stratégique selon online-memoire

Par Faical Zoubir
Ibn Zohr d'Agadir "L'externalisation stratégique est une opération de large envergue qui engage les deux structures cliente et prestataire dans un relation durable se traduisant par des échanges et des coopérations. D'où la nécessité d'une part de la réalisation d'un environnement pré externalisation adéquat propice et idéal favorisant le développement de la diligence, par ailleurs l'établissement d'un suivi et d'un contrôle scrupuleux de l'activité du prestataire.

§1-les conditions préalables à l'externalisation stratégique :

Les conditions préalables à une opération d'externalisation sont nombreuses à savoir :

La détermination de l'activité que sera externalisée, la précision des objectifs attendus et escomptés à l'égard de cette opération, faire un inventaire de la situation actuelle de l'entreprise (est que celle ci est apte à accueillir un tel projet) et d'autres conditions moins importantes, toutefois les principales démarches requises au préalable d'un projet d'externalisation stratégique sont :

V La création d'une équipe projet.

V L'élaboration du cahier des charges.

1-1 la création d'une équipe projet :

L'équipe projet de l'externalisation est une entité pluridisciplinaire formée d'un expert juriste, un expert opérationnel et un informaticien. Cette équipe joue un rôle essentiel dans la réussite de l'externalisation, en effet la pluridisciplinarité de cette équipe joue un double rôle :

D'une part elle permet de pallier aux problèmes de différents cotés, ce qui permet une résolution rapide et radicale.

D'autre part étant la cohabitation de plusieurs compétences de divers domaines, l'équipe projet permet de préparer le projet d'externalisation en analysant sa convenance pour l'entreprise de divers cotés(financier, organisationnel juridique...).

Dans l'équipe projet, chaque expert doit être en parfaite appréhension de l'activité des autres experts, ainsi l'expert juriste doit connaître parfaitement les implications financières et la démarche opérationnelle de l'opération, l'expert financier devrait maîtriser les nuances juridiques et la démarche opérationnelle de l'opération, et l'expert opérationnel se verra dans l'obligation d'appréhender le coté financier et juridique de la diligence.

L'équipe projet joue un rôle conséquent dans une opération d'externalisation et intervient tout au long de son déroulement. Les interventions de cette équipe peuvent être résumés en 4 axes :

1er intervention : la détermination de l'adaptabilité de la stratégie d'externalisation à l'entreprise cliente, dans cette intervention, l'équipe prend en considération plusieurs critères :

- les coûts générés par le projet d'externalisation

- la flexibilité de l'entreprise.

- La détermination des activités pouvant être eternalisées.

- L'énumération des risques pouvant être suscités en cas d'externalisation.

2iem intervention : le choix du prestataire.

Ce choix est orienté et guidé par certains critères tel que :

- la qualité de la prestation offerte par le prestataire.

- les tarifs pratiqués par le prestataire.

- La notoriété du prestataire.

3ieme intervention : la détermination des clauses du contrat liant l'entreprise cliente et le prestataire. 4ieme intervention : la contractualisation avec le prestataire.

En effet après le choix du prestataire et l'établissement des clauses du contrat d'externalisation l'équipe projet procède à la contractualisation avec ce dernier en dotant le contrat déjà conçu des clauses jugées nécessaires et en bannissant d'autres pouvant compromettre la réussite de l'opération. 5éme intervention : le contrôle de l'opération.

L'équipe projet veille quant au bon déroulement de l'opération et cela en établissant un contrôle continuel et vigoureux de l'activité du prestataire. Le contrôle porte sur :

- La qualité de la prestation offerte par le prestataire.

- Le partage des gains en cas de diminution des coûts.

1-2 l'état de lieux de l'externalisation :

L'état des lieux de l'externalisation est une opération qui vise a faire un inventaire préalable de l'intégralité des moyens humains et technique et des infra structures nécessaires pour ladite opération.

Cet inventaire préalable (ou état des lieux) porte sur les axes suivants :

V La dimension organisationnelle.

V La dimension fonctionnelle.

" La dimension humaine.

La dimension organisationnelle :

L'externalisation stratégique est une activité qui se traduit par l'intervention d'un tiers dans l'entreprise, d'où la nécessité de la part de l'entreprise cliente d'une réorganisation au préalable afin d'abriter la nouvelle structure du prestataire.

La dimension fonctionnelle de l'externalisation :

Cette dimension concerne tout ce qui se rapporte au moyens techniques et matériels nécessaires pour cette opération, en l'occurrence les biens d'équipement, les locaux et matériel informatique, donc ces éléments doivent être déterminés au préalable.

La dimension humaine de l'externalisation :

Cette dimension concerne l'identification au préalable des salariés oeuvrant dans la fonction qui sera

externalisée et dont les contrats de travail pourront faire l'objet d'un transfert vers le prestataire, et cela afin de les prévenir au préalable et faire en sorte que l'externalisation n'altère pas négativement leur emploi.

On conçoit donc que la réussite de l'externalisation nécessite un environnement propice. Cette finalité ne peut être atteinte qu'on créant une équipe projet pluridisciplinaire et en établissant un état des lieux de l'opération.

§2- le choix du prestataire et l'élaboration du cahier des charges :

L'élaboration du cahier des charges est une procédure essentielle dans une opération d'externalisation stratégique, il s'agit en effet d'un document qui permet à l'entreprise d'exprimer avec minutie les taches que le prestataire devra accomplir et les prestations qu'il va fournir lors du déroulement de l'opération. Une fois élaboré, le cahier des charges débouche sur la phase de l'appel d'offre afin de choisir un prestataire, dont les caractéristiques de la prestation sont conformes avec les exigences du cahier des charges.

2-1 l'élaboration du cahier des charges :

En s'inspirant de la définition du cahier des charges présentée dans le dictionnaire de poche Larousse, on pourra définir le cahier des charges de l'externalisation comme un document qui,élaboré dans le cadre d'un contrat d'externalisation,permet de déterminer les obligations réciproques de l'entreprise externalisatrice et de son éventuel prestataire.

Dans une opération d'externalisation, le cahier des charges joue un rôle très important puisque'il permet à l'entreprise cédante d'exprimer le plus clairement possible ses besoins et ses attentes à l'égard de l'externalisation.

De façon générale le cahier des charges doit refléter les points suivants :

V les rôles conjoints du client et du prestataire dans l'opération.

V Les résultats escomptés de la part du client en terme de performances.

V Les modalités et les délais d'exécution des taches.

V Les attentes du client à l'égard de l'opération en terme d'audibilité et de benchmarking.

Le rôle du cahier des charges s'avère culminant notamment en cas de contentieux entre le client et le prestataire, car le cahier des charges à une force probatoire auprès des juges.

2-2 le choix du prestataire :

Le choix du prestataire est une étape très délicate puisque c'est de la convenance de ce dernier que va dépendre en grande partie l'efficacité et l'efficience de l'opération voir même sa durabilité.

Les procédures du choix du prstataire different selon qu'il s'agit d'une opération d'externalisation classique ou stratégique.

Ainsi dans les opérations d'externalisation stratégique, le choix s'effectue sur la base d'un appel d'offre basé sur le cahier des charges, ensuite l'entreprise cliente opère son choix sur le moins-disant. L'appel d'offre sera publié et diffusé par le biais de certains moyens de communication (journaux, Internet...).

Pour les opérations d'externalisation classique, l'entreprise cliente choisi son futur prestataire directement sur le marché de la prestation et cela en se basant sur des critères tels que :

V La notoriété de prestataire.

V Le prix affichés par ce dernier.

V La qualité des prestations fournis par le prestataire.

V Les recommandations d'une entreprise.

Donc on constate l'importance de l'établissement d'un cahier des charges incorporant toute les précisions requises afin d'exprimer le plus clairement possible les attentes de l'entreprise cliente de l'externalisation et l choix d'un prestataire convenable. En effet dés lors que ce choix est établit, l'entreprise cliente et le prestataire entrent dans la phase de la contractualisation qui débouche sur l'exécution de l'opération, d'où la nécessité de la part de l'entreprise cliente de contrôler de prêt l'activité du prestataire.

§3- la contractualisation avec le prestataire et les modalités de contrôle de l'externalisation :

Après le choix du prestataire convenable, l'entreprise cliente entame la phase de contractualisation avec ce dernier où il est nécessaire d'établir un contrat renfermant toutes les clauses nécessaires et requises

susceptibles d'encadrer le déroulement de l'opération d'externalisation et de contrecarrer tout éventuel conflits pouvant surgir lors de l'entrée en vigueur du contrat.

Dès lors que le contrat est conclu, l'opération entre dans sa phase opérationnelle et l'entreprise se voit dans l'obligation de mettre en place des organes dont le rôle est le contrôle de l'activité du prestataire.

3-1 : La contractualisation avec le prestataire :

L'efficacité de l'opération d'externalisation reste tributaire de la réalisation d'un contrat palliant scrupuleusement à toutes les particularités de ladire opération.

Parmi les clauses prévues par les parties contractantes dans une opération d'externalisation on cite :

V Clause relative à l'amélioration de l'activité externalisée et à la qualité des prestations fournies.

V Clause afférente à l'aspect financier de l'opération d'externalisation (modalités de paiement du prestataire).

V Clause correspondante aux procédures de contrôle du prestataire (l'audit ou le benchmarking). V Clause liée obligations réciproques du client et du prestataire.

V Clause encadrant les sanctions prévues en cas de manquements de l'une des deux parties.

V Clause mettant en lumière la réversibilité ou le rapatriement de l'activité externalisée (internalisation).

Un contrat d'externalisation incluant toutes les clauses nécessaires est un des facteurs décisif dans la réussite d'une opération d'externalisation.

3-2 : Le contrôle de l'activité du prestataire :

L'entreprise externalisatrice doit établir un contrôle de l'activité de son prestataire afin de pousser ce dernier à améliorer ses prestations et faire évoluer la fonction externalisée.

Généralement l'entreprise cliente à toute la latitude de choisir la procédure de contrôle qui lui convient sous réserve d'informer le prestataire sur les éléments pouvant être contrôlés.

Parmi les outils aux mains des entreprises externalisatrices pour contrôler l'activité de leurs prestataires on cite : le benchmarking et l'audit.

Le contrat d'externalisation doit préciser lequel,parmi le client et le prestataire, qui supportera les charges de la procédure de contrôle.

Se concentrer sur son coeur de métier et réduire la complexité organisationnelle, sont les facettes du management moderne et performant, ces aspirations ne peuvent être réalisées que par des stratégies telles que l'externalisation. Apparue depuis très longtemps, cette stratégie a connu un développement continuel, en effet, d'une activité primitive, l'externalisation est aujourd'hui une stratégie codifiée et réglementée nécessitant pour sa réalisation, des conditions adéquates afin d'atteindre les résultats escomptés. Sollicitées aujourd'hui par les entreprises, l'externalisation ne doit pas être entreprise pour le seul objectif de porter préjudice et atteinte aux emplois et aux carrières ou éluder l'application de certaines règles du droit de travail.

Ainsi, qu'il est l'impact de l'externalisation sur les emplois, et qu'elles sont les mesures que toute entreprise externalisatrice doit prendre pour faire de cette stratégie, un vecteur de développement, à la fois économique et social."

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