Comment établir un rapport ?

Qu’est-ce qu’un rapport ?

Un rapport est un document original. Il ne se contente pas de recueillir des témoignages, de décrire une situation, de véhiculer une information. Il ne donne pas d'ordres ni de

directives, et pourtant c'est un moyen d'intervention efficace et irremplaçable.

Définissez le problème

Dans toutes les branches d'activités, le travail deviendrait rapidement routinier, monotone, sclérosant, s'il n'était pas régulièrement remis en cause dans son organisation, son rendement, sa finalité. La commande et la préparation d'un rapport permettent justement cette interrogation et cette réflexion. Pour concevoir son plan, le rapporteur va rassembler une documentation composite et contradictoire, qui comprendra aussi bien des résultats chiffrés que des hypothèses, des témoignages et des projections sur l'avenir. Le rapport possède a aussi pour caractéristique d'être un outil destiné à l'action.

Exposer les faits

Contrairement à une dissertation, un traité ou un essai qui envisagent un problème d'une manière générale, d'un point de vue de Sirius, le rapport est « en situation ». Il décrit un cas précis, même si celui-ci est complexe et engendre des conséquences dont il n'est pas toujours facile de prévoir et de résumer les ramifications. Le rédacteur s'interdira tout effet littéraire, toute digression métaphorique qui détourneraient l'attention.

Cette description est la plus honnête, la plus complète, la plus synthétique possible, dans la mesure où elle tient compte des témoignages, des points de vue, des informations, des chiffres qui proviennent de sources différentes.

Mais cette description n'est pas neutre. Elle s'adresse à la personne, au groupe, au conseil ou à l'assemblée qui commande l'étude.

Augmenter et convaincre

Or, et c'est la troisième caractéristique du rapport, le rappel des faits doit être accompagné d'éléments de jugement qui ont pour le moins une valeur incitative.

Le destinataire du document, qui aura à prendre une décision sur un sujet dont il ne possède pas toutes les données, veut gagner du temps, se dispenser d'une analyse globale du problème.

Les propositions du rapporteur doivent donc être claires (gain de temps), plurielles (pour laisser au décideur sa faculté de choix) et sérieusement argumentées (pour ne pas donner prise à des objections qui feraient perdre au document sa crédibilité).

Proposer des solutions

Le rapporteur ne se distancie pas de son travail. Les conclusions qu'il préconise engagent sa responsabilité.

Cette quatrième caractéristique concerne particulière¬ment les chercheurs, les conseils en organisation, ceux dont la préconisation détermine les investissements importants, la mise en service de nouvelles techniques, de produits dont la commercialisation peut se révéler hasardeuse.

Récapitulatif. Le rapport représente la synthèse d'éléments complexes et contradictoires appartenant à un ensemble dont il faut maîtriser les données. Le rapporteur définit le problème, en montre l'importance, l'actualité. Il en profite pour rappeler à la demande de qui il rédige son étude.

Après avoir mentionné les informations, les témoignages, les sources dont il dispose, le rédacteur argumente et propose. Il ne perd jamais de vue que sa démonstration, si elle doit éviter le subjectivisme, le parti pris, la passion, a besoin d'être suffisamment convaincante pour entraîner l'adhésion de la personne ou du groupe auxquels elle est destinée. Sans cela, son engagement de responsabilité sur les solutions qu'il préconise perdrait toute valeur et toute crédibilité.

Externalisation

Pour la rédaction de vos rapports vous pouvez confier vos travaux à Inter Lignes Crest au 04 75 25 60 30.